Bạn đã sẵn sàng cho việc Đầu tư hệ thống ERP ?

Như bài trước Dấu hiệu nhận biết bạn cần ERP tôi đã phân tích những dấu hiệu để bạn nhận ra rằng, bạn đang cần một hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp mang tính nền tảng. Trong đó đã bao gồm những câu hỏi gợi ý giúp bạn tự tìm thấy nhu cầu mong muốn của mình. Tuy nhiên, ERP không phải là một sản phẩm hữu hình, nên bạn thật khó để cân đo đong đếm và đánh giá được giải pháp đó thực sự hữu ích và phù hợp với bạn hay không ?.

Thông thường, khi mỗi Doanh nghiệp tiếp cận và bắt đầu tìm hiểu về hệ thống ERP nếu không được tư vấn hoặc hỗ trợ từ các chuyên gia công nghệ hay các tổ chức tư vấn lớn. Bạn thường không biết bắt đầu từ đâu, làm như thế nào, khả năng thành công của dự án, và sản phẩm cuối cùng có đáp ứng đúng nhu cầu của bạn hay không. Điều này dẫn đến sai lầm đáng tiếc cho việc lựa chọn giải pháp cũng như bạn mua sản phẩm trong mơ hồ. Vậy, làm thế nào để bạn biết rằng, bạn đã sẵn sàng cho việc đầu tư hệ thống ERP ?

1. Nhu cầu – Thước đo đánh giá

Nhu cầu là một thước đo quan trọng nhất trong việc bạn quyết định lựa chọn phần mềm hay hệ thống. Nhu cầu của Doanh nghiệp là những điểm vướng mắc mà các hệ thống hiện tại không giải quyết được dẫn đến hệ lụy về quản lý, hệ lụy về quy trình, khả năng mất mát hoặc không tối ưu vận hành.

Bạn cần hệ thống lại các nhu cầu này thành Bộ yêu cầu đối với hệ thống ERP. Nó rất hữu ích để:

• Giúp các nhà cung cấp dựa trên các nhu cầu của bạn, thực hiện thiết lập hệ thống trước khi thực hiện Demo để sát nhất với các yêu cầu của bạn.
• Là thước đo để bạn đánh giá, so sánh giữa các giải pháp ERP với nhau. Qua đó bạn biết được giải pháp nào đáp ứng nhu cầu của bạn tốt hơn.
• Đánh giá năng lực giải pháp của nhà cung cấp nào chuẩn bị Demo cho bạn tốt hơn về mặt hệ thống và giải pháp thực hiện.
• Cơ sở để xác định phạm vi của dự án. Giúp các nhà cung cấp ước tính được chi phí triển khai sát hơn.
• Với mỗi nhà cung cấp phần mềm. Thông thường để thực hiện Demo được đúng điểm bạn quan tâm. Họ thực hiện khảo sát và phán đoán khi bạn không liệt kê được nhu cầu. Khi bạn không sẵn có bảng nhu cầu này, mỗi nhà cung cấp họ sẽ thực hiện hỏi bạn một lần. Như vậy, nếu danh sách nhu cầu của bạn không thực sự đầy đủ, điều đó đồng nghĩa với việc tiếp các nhà cung cấp rất nhiều lần khác nhau và kéo dài thời gian đánh giá và lựa chọn.
• Là cơ sở để bạn đưa vào thông tin hợp đồng chi tiết hơn bằng các cam kết và phụ lục yêu cầu đáp ứng.
• Bạn sẽ kiểm soát được yêu cầu của các phòng ban bộ phận. Giúp bạn tránh rủi ro dẫn đến sa lầy dự án vì yêu cầu phát sinh hoặc không phù hợp. Bạn biết rõ những cái gì bạn sẽ không được và sẽ được. Nó giúp bạn thực tế hơn với sản phẩm cuối cùng.

Vậy, Làm thế nào để tôi có thể xây dựng các yêu cầu?

Bạn hãy phân chia thành thứ tự ưu tiên, diễn giải sao cho dễ hiểu và cụ thể. Tránh những tình huống chung chung và yêu cầu phi logic. Trình tự thực hiện như sau:

• Cấp chiến lược

Vì việc sử dụng các hệ thống ERP sẽ gắn bó với bạn trong một thời gian rất dài, nên bạn cần quan tâm tới thiết kế và định hướng. Người lãnh đạo sẽ giúp bạn thiết kế lên một hệ thống tổng thể trong tương lai:

Nhu cầu mở rộng công tytrong tương lai và dữ liệu sẵn sàng hợp nhất giữa các điểm bán hàng, chi nhánh, nhà máy, công ty. Thậm chí phải đạt đến việc các công ty của bạn có trụ sở tại nước ngoài. Nếu dự kiến dài hạn bạn sẽ lập thành các công ty khác nhau, ngành nghề kinh doanh khác nhau. Trong khi, đó, mỗi công ty lại là một ốc đảo thì đâu còn ý nghĩa gì?

Nhu cầu phân tích đa chiều:Hệ thống cần đạt được các chiều phân tích như: Lãi lỗ theo ngành nghề kinh doanh, nhóm sản phẩm,  thậm chí đến từng mặt hàng và từng khách hàng.

Nhu cầu về dữ liệu tập trung và tức thời: Dịch chuyển sang hệ thống ERP tập trung chính yếu vào việc cung cấp dữ liệu cho ban quản trị thực hiện điều hành và ra quyết định. Do vậy, dữ liệu cần tổng hợp từ các bộ phận chi tiết nhất mức tổng quát nhất cần liên tục và ngay tức thời.

Nhu cầu về chỉ số quản trị: Sức khỏe của Doanh nghiệp được đo lường cụ thể bằng các con số, so sánh giữa các thời kỳ với nhau. Do vậy, hệ thống cần đáp ứng nhu cầu này thay vì chỉ phục vụ mục đích thống kê.

• Cấp điều hành

Ở cấp điều hành, dù vẫn chưa phải thực hiện các yêu cầu chi tiết. Nhưng bạn cần là những người thiết kế thay vì chăm chăm vào việc tác nghiệp như thế nào. Cụ thể các nội dung cần tìm ra điểm nhấn chính là:

Khả năng làm việc từ xa: Bạn không thể luôn luôn sẵn sàng ngồi tại văn phòng nhưng cần có những luật cho việc vận hành hay còn gọi là nguyên tắc. Bạn càng thả lỏng bao nhiêu thì việc kiểm soát càng khó bấy nhiêu. Nó tạo thành quy trình vận hành nhất quán và tổng thể trong một tổ chức.

Khả năng kế thừa dữ liệu: Mỗi phòng ban bộ phận có những phạm vi và yêu cầu khác nhau, do đó, bạn cần kế thừa dữ liệu của phòng ban bộ phận khác để thực thi công việc của mình nhằm tăng hiệu quả vận hành.

Khả năng kiểm soát: Việc kiểm soát là điều quan trọng. Hệ thống của bạn trong tương lai có những gợi ý giúp bạn làm tốt công việc hơn không ? Hệ thống của bạn có những công cụ giúp bạn cảnh báo tự động hay đối chiếu tự động hay không ?...

Khả năng phê duyệt: Bạn cần có quy luật và phân giao, trao quyền giúp cho mọi việc vẫn nằm trong quy định của công ty và vận hành được nhanh hơn. Hãy ví dụ rằng: Nhân viên lập đơn hàng bán, nếu bán đúng chính sách giá quy định, mặc nhiên đơn hàng đó không cần xem xét gì. Nhưng nếu giảm giá so với chính sách giá x% như vậy phải đến trưởng phòng phê duyệt. Tuy nhiên, đơn hàng đó thấp hơn chính sách giá y%. Rõ ràng đơn hàng này cần được giám đốc kinh doanh phê duyệt.

• Cấp độ thực thi

Ở cấp độ này, bạn mới thực sự quan tâm đến chi tiết sâu hơn nữa. Thông thường các dự án ERP hay gặp tình huống này. Khi dự án bắt đầu, thậm chí chuẩn bị đưa hệ thống vào vận hành. Người dùng mới thực sự vỡ òa vì cái thứ mình muốn thì không có, nhưng những thứ mình không muốn thì đầy rẫy và gặp vấn đề. Rủi ro dự án hoặc vận hành không hiệu quả nằm ở đây.

Các chức năng chi tiết đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ: Bạn hãy liệt kê các loại nghiệp vụ hoặc kể tên các nghiệp vụ của từng phòng ban. Nó sẽ giúp cho đội ngũ triển khai hiểu hơn về bạn và thiết kế từ chức năng đến báo cáo tốt hơn rất nhiều. Bạn hãy mô phỏng càng chi tiết càng tốt. Trong đó nên liệt kê theo một biểu mẫu: Tên nghiệp vụ, mục đích quản lý, các thông tin cần quản lý, kết quả cuối cùng. Vì các phần mềm ERP không nhằm xây dựng cho riêng bạn, nhưng bạn lại cần có những điều mình muốn. Do vậy, càng chi tiết càng giảm thiểu rủi ro và tranh cãi trong quá trình triển khai.

Các báo cáo và biểu mẫu: Đặc biệt với cách thức quản lý và quy định tại Việt Nam. Hầu hết các dự án đều gặp vấn đề vướng về biểu mẫu phiếu in ngay những ngày đầu vận hành. Khi xây dựng, chỉ một vài người đưa các thông tin về phiếu in và biểu mẫu và không thống nhất với nhau về quy định và ban hành biểu mẫu mới. Dẫn đến tình trạng chỉ phục vụ đủ nhu cầu của người yêu cầu ban đầu.

Thân thiện với người dùng: Các chức năng cần dễ dàng nhập liệu cho người dùng. Hầu hết các Doanh nghiệp, năng lực và rào cản lớn nhất của họ là ngoại ngữ. Vì vậy, hoặc bạn sẽ chấp nhận với việc mọi người phải sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, hoặc bạn sẽ cần yêu cầu phần mềm phải có ngôn ngữ tiếng Việt. Điều này tùy thuộc vào khả năng học tập của Doanh nghiệp. Nhưng nên dựa trên phương châm: Làm nhiều thành quen. Tốt nhất hãy sử dụng ngôn ngữ là tiếng Anh.

Công cụ giúp bạn nhập dữ liệu hàng loạt: Thực tế rằng, trong Doanh nghiệp của bạn có rất nhiều các nghiệp vụ phát sinh hàng loạt hàng lặp đi lặp lại. Các yêu cầu về copy dữ liệu, mẫu để bạn chuyển dữ liệu từ excel vào hệ thống, hay một biểu mẫu ghi nhớ giúp lần sau chỉnh sửa lại một phần nhỏ thông tin để bạn tạo giao dịch tương tự. Ví dụ: các bút toán chi phí tiền điện, nhà, thuê,… tháng nào bạn cũng sẽ phát sinh tương tự nhau về cách thức hạch toán.

• Nền tảng phần mềm

Bạn nghĩ sao nếu sau 5 năm hay 10 năm chúng ta phải thay phần mềm khác. Nguyên nhân có thể do nhà cung cấp không hỗ trợ công nghệ đó ? Tụt hậu về công nghệ ?... vậy bạn sẽ cần gì ?

Khả năng tích hợp: Điều đầu tiên mà bạn cần quan tâm là khả năng tích hợp với các hệ thống khác nếu có. Nếu trong tương lai xa, bạn phát sinh một vài hệ thống mới. Tuy nhiên, hệ thống không sẵn sàng cho việc tích hợp với các hệ thống khác. Điều này sẽ làm bạn khổ sở.

Khả năng bảo mật: Khả năng bảo mật rất quan trọng, với các tiêu chuẩn của các Doanh nghiệp, mức độ bảo mật ngày càng được quan tâm lớn trong quá trình sử dụng phần mềm. Đặc biệt khi chúng ta sử dụng thuê hạ tầng, điện toán đám mây.

Khả năng nâng cấp: Điều bạn đang chọn cho tương lai dài hạn, nhưng phiên bản vẫn nằm im bất động hoặc cải thiện không nhiều. Đó là điều giúp bạn trong tương lai xa phải thay hệ thống mới.

Khả năng tùy chỉnh: Tôi không muốn nói đến việc tùy chỉnh mà sâu đến mức làm thay đổi hệ thống Core lõi của phần mềm, nhưng muốn nhắc đến khả năng cá nhân hóa đo Doanh nghiệp ở mức độ chấp nhận được như: Thêm trường, thêm cột, thêm báo cáo, thêm form nhập liệu, thêm quy trình phê duyệt.

Khả năng chuyển giao và cộng đồng: Khi bạn mua một sản phẩm mà hiếm người dùng, ít tài liệu điều đó có nghĩa là bạn đang bị Lệ thuộcvào khả năng của đối tác triển khai. Do vậy, nếu các phần mềm có các cộng đồng của những khách hàng như bạn. Đó là điểm rất cao để giúp bạn có một tri thức vô hạn.

 Vậy là bạn đã biết cách để tạo ra Bảng yêu cầu để làm thước đo lựa chọn giải pháp phần mềm cũng như làm cơ sở đánh giá sản phẩm khi đưa vào vận hành.

2. Người quyết định – Trọng tài giúp cả hai cùng thắng

“Tôi đây, anh trình bày thật hay, vẽ thật giỏi, tôi sẽ mua của anh” Làm sao mà trong một vài buổi Demo có thể nói hết được những thứ ưu việt của một phần mềm cũng như có những điểm hệ thống không xử lý được nhưng không thể nói ra trong thời điểm Demo.

Làm sao một phần mềm có thể trình bày cho người dùng theo kiểu bán một sản phẩm hữu hình… Bạn đừng tiếp cận theo cách mua một sản phẩm hữu hình, trong đó vai trò của người mua là thượng đế người bán là kẻ đi thuyết phục. Người mua đặt bài đố và người bán là một thày bói mù. Đoán đúng chỗ ngứa thì nhà cung cấp có lợi. Chém thật hay và hứa thật nhiều. Thay vào đó. Bạn hãy dựa vào thước đo là nhu cầu, hãy thật cởi mở cho mọi nhà cung cấp tiếp cận bạn và bạn sẽ được nghe những giải pháp khác nhau để giải bài toán Doanh nghiệp của bạn. Hãy dựa vào sự công tâm từ các phòng ban đánh giá theo thước đo đã định nghĩa làm cơ sở cho việc quyết định.

Người quyết định cần hiểu được những nhức nhối của từng bộ phận phòng ban, hiểu được sự cần thiết và ảnh hưởng thế nào với Doanh nghiệp mình, hiểu được giá trị mang lại như thế nào khi ứng dụng nó. Đừng phó mặc cho việc quyết định ấy nhằm tập trung giải quyết vấn đề của một vài phòng ban mà hãy xét đến tính tổng thể của nó.

Người quyết định này không chỉ quyết định đi đến một hợp đồng triển khai, mà còn là một trọng tài phân xử nhu cầu và khả năng phần mềm đáp ứng với nhu cầu trong suốt quá trình triển khai. Hãy đứng ở góc độ công tâm nhất để ra quyết định.

3. Thời gian vận hành ERP – Sự nghiêm túc trong việc đầu tư ERP

Làm sao một nhà cung cấp họ có thể đoán biết được cái Deal với bạn còn xa mới tới. Làm sao một nhà cung cấp họ biết được với bạn, có trả giá hàng vài chục tỷ thì chúng tôi cũng không dám làm, hay làm sao hầu hết các nhà cung cấp đều báo giá cho bạn rất cao?

Họ là những người thạo nghề xây nhà, trong khi cả đời bạn mới xây một hai cái nhà. Nên là người thợ, họ hiểu rằng bạn đã thực sự quan tâm chưa. Trừ khi là những nhân viên kinh doanh hoặc kỹ thuật quá non kinh nghiệm.

Khi bạn biết tình trạng nhức nhối trong Doanh nghiệp của bạn đang không thể duy trì quá lâu, điều đó có nghĩa là bạn cần một ngày nào đó để kết thúc cơn đau đó. Như vậy, bạn hãy trừ ngược lại với một hệ thống ERP triển khai từ 3-6 tháng có thể đưa vào vận hành tùy vào phương pháp và lộ trình triển khai. Từ đó bạn sẽ trừ lùi để biết được công việc cần làm những gì và khả thi vận hành hệ thống là ngày tháng năm nào.

Bạn có mốc là ngày đưa hệ thống vào vận hành. Có nghĩa là bạn đang rất nghiêm túc và rốt ráo trong việc đi tìm giải pháp phù hợp, chuẩn bị phần tài chính, con người cho việc dịch chuyển lớn lao này.

Bạn có đích đến, nghĩa là bạn đang tạo động lực cho nhân viên, phòng ban liên quan của bạn sốt sắng làm việc.

Bạn có thời gian đến hạn, có nghĩa là mọi việc đang dần trở nên gấp gáp hơn và mọi người đang nghiêm túc hoàn thành nó thay vì thả thuyền xuôi dòng.

Bạn có thời gian đưa hệ thống vào vận hành, bạn đang lôi kéo cả nhà cung cấp chạy vào guồng đó cùng mình, sắp xếp nguồn lực sẵn sàng cho dự án mới ra. Nhà cung cấp nào đủ khả năng và nghiêm túc cam kết sẽ dám tiến đến song hành cùng bạn.

4. Ngân sách – Khả năng đầu tư và mức độ chịu đựng

   Cuối cùng, chúng ta cùng nói đến khả năng chi trả cho một phần mềm đáp ứng nhu cầu đó, chữa được căn bệnh      của chúng ta hoặc thỏa ước mơ của chúng ta nó có giá bao nhiêu.

Điều đáng nói đầu tiên là chuyển đổi từ phần mềm kế toán sang một hệ thống ERP là cả một quá trình tốn rất nhiều công sức, thời gian và tiền bạc. Rõ ràng điều không cần phải chứng minh về tính thông minh, nhất quán, quản lý chặt chẽ và có quy trình cũng như sự hỗ trợ tối đa cho việc quản lý của hệ thống ERP. Sự phức tạp từ việc cấu hình đến thay đổi cả Doanh nghiệp theo một quy trình mới dẫn đến chi phí triển khai đắt đỏ vì tốn nhiều công sức hơn. Đương nhiên, một phần mềm mang tính cốt lõi và nền tảng cho nên chi phí bản quyền không thể rẻ mạt.

So với khoảng thời gian 5 năm về trước, chi phí triển khai ngày một rẻ hơn. Nhưng nó vẫn vượt xa các phần mềm trong nước hoặc các phần mềm đơn lẻ. Tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn mà số tiền sẽ gia tăng cả về chi phí triển khai lẫn bản quyền phần mềm. Do vậy, việc đầu tiên là bạn cần xây dựng được một ngân sách phù hợp với khả năng chịu đựng của Doanh nghiệp.

Do vậy, để xây dựng được ngân sách, chúng ta cùng nhất trí rằng, chúng ta cùng nhìn về đích đến, nhìn đến giá trị mang lại, nhìn về vấn đề được giải quyết, nhìn về chiến lược dài hạn thay vì so sánh giá. Vậy, làm thế nào để bạn lập được ngân sách cho triển khai ERP. Các nhóm chi phí bao gồm:

Chi phí kỹ thuật:

Chi phí kỹ thuật bao gồm tất cả phần mềm, phần cứng và chi phí triển khai liên quan, và đây là những chi phí thường được xem xét khi chuẩn bị ngân sách ERP. Danh sách bao gồm:

• Phần cứng
• Ứng dụng phần mềm
• Cơ sở dữ liệu
• Hệ điều hành
• Tùy chỉnh
• Xác thực hệ thống (trong các ngành được quản lý)
• Mạng và truyền thông kỹ thuật
• Hỗ trợ bảo trì
• Lưu trữ

Chi phí nhân sự ERP

Không phải tất cả các chi phí liên quan đến con người đều rõ ràng, và do đó không phải lúc nào cũng được xem xét khi chuẩn bị ngân sách. Lập kế hoạch cho cả nguồn nhân lực bên trong và bên ngoài cần thiết cho việc lựa chọn và triển khai ERP là rất quan trọng. Khi điều đó được thực hiện, tất cả các chi phí liên quan đến con người phải được xem xét như:

• Giáo dục đào tạo
• Quản lý dự án
• Thay đổi cách quản lý
• Hỗ trợ tư vấn bên ngoài
• Sắp xếp lại nguồn lực nội bộ

Chuyển đổi dữ liệu ERP

Khi tổng hợp ngân sách ERP, chi phí triển khai liên quan đến chuyển đổi dữ liệu thường có thể được ước tính thấp hơn. Những điều cần xem xét là:

• Trích xuất từ ​​các hệ thống kế thừa
• Làm sạch và độ chính xác
• Nhập vào hệ thống mới

Dự phòng

Việc triển khai ERP, giống như bất kỳ dự án nào khác mang lại sự thay đổi, luôn tiềm ẩn sự không chắc chắn và rủi ro. Các rủi ro cần được xác định, tác động của từng rủi ro được đánh giá và các hành động đã được thống nhất để chúng được ngăn chặn và quản lý. Một hành động là xây dựng dự phòng vào ngân sách có thể được giải phóng nếu rủi ro xảy ra. Dự phòng phải gắn liền với các rủi ro đã xác định cụ thể, và sau đó nó có thể được quản lý khi dự án tiến triển.

Ngày nay, các hệ thống Cloud đã giúp cải thiện rất nhiều giúp việc triển khai nhanh hơn, sớm đưa vào sử dụng hơn, chi phí thấp hơn và mô hình nhân rộng dễ dàng hơn, như các hệ thống Oracle Netsuite, …

               Vậy, làm thế nào để có thể ước tính ngân sách cho một dự án ERP?

Khi đã biết các yếu tố chi phí ERP, bước tiếp theo là đưa ra các ước tính cho từng yếu tố này. Việc tính toán chi  phí liên quan đến các yêu cầu nguồn lực nội bộ, bạn có thể đơn giản để thực hiện, nhưng kiến ​​thức cần thiết để ước tính chi phí cho phần mềm, phần cứng và triển khai ERP không phải lúc nào cũng có sẵn và nó còn tùy thuộc vào rất nhiều yếu tố như quy mô, phạm vi triển khai, số lượng phân hệ, số lượng người dùng... Các thông tin này có thể  được lấp đầy bằng cách biên dịch và gửi Yêu cầu cung cấp thông tin đến danh sách các nhà cung cấp ERP tiềm năng. Yêu cầu cung cấp thông tin nên bao gồm thông tin về phạm vi dự án ERP, số lượng người dùng dự kiến và một số yêu cầu chức năng cấp cao. Các ước tính được cung cấp trong các phản hồi của nhà cung cấp đối với Yêu cầu cung cấp thông tin có thể được xem xét cùng với tất cả các chi phí khác và một khoản dự phòng, có thể được sử dụng để xây dựng một ngân sách phù hợp với thực tế và phù hợp với chiến lược ERP cho tổ chức.

Thông thường tại Việt Nam, mức ngân sách dự kiến ban đầu cần đạt từ 1.5 tỷ trở lên đối với chi phí triển khai và bản quyền phần mềm. Tùy thuộc vào phạm vi và mô hình triển khai mà nó có thể lớn hơn.

         Tổng kết

• Bạn hãy thay đổi cách thức tiếp cận, sẵn sàng chia sẻ những khó khăn vướng mắc với những nhà cung cấp phần mềm để họ cùng thảo luận và giải quyết các vấn đề đó trên các hệ thống ERP.
• Bạn hãy có thước đo để đánh giá, đừng cảm quan và đánh đố. Hậu quả người thiệt là bạn khi bạn mua một sản phẩm không đúng nhu cầu của bạn, và còn thiệt thòi cho cả nhà cung cấp khi họ không ước lượng được rủi ro.
• Các dự án ERP không bao giờ rẻ bởi giá trị của nó vô cùng lớn,  ERP là các hệ thống tổng thể và giải quyết cả những nhu cầu mở rộng trong tương lai.
• Lập kế hoạch theo phương pháp trừ lùi từ ngày cần hệ thống. Giúp tất cả mọi người cùng nghiêm túc thực hiện dự án mong muốn của bạn.

Hãy để FTI CLOUD giúp bạn có được hệ thống ERP chuẩn mực số 1 thế giới

------------------------

​Nguyen Dinh Anh| Partner | Oracle NetSuite Director | FTI CLOUD

Mobile:  (+84) 979652870

Whatsapp/ Zalo/Viber: 0979652870

Skype: Hoanganh257