Chuyển tới nội dung
Dấu hiệu nhận biết Doanh nghiệp bạn cần ERP – Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp
Tin tức

Dấu hiệu nhận biết Doanh nghiệp bạn cần ERP – Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp

05-07-2021

Hãy để các chuyên gia tư vấn của FTI giúp bạn tự nhìn thấy Dấu hiệu nhận biết Doanh nghiệp bạn đã cần phải đầu tư ERP hay chưa. Chỉ mất vài phút để đọc và làm theo bản trắc nghiệm này, bạn sẽ có câu trả lời chính xác

                         

Có rất nhiều lý do để doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm đến ERP, trước tiên chúng ta cùng nhau phân loại ra các nhóm tiếp cận để nhận diện vấn đề thấu đáo hơn. Các nhóm chính bao gồm:

Bởi vì đích đến và nhu cầu của doanh nghiệp khác nhau nên cách thức tiếp cận khác nhau.

Nhóm 1nhóm 4, Mục tiêu tối thượng không nằm ở quản lý và các bất cập nội tại, dẫn đến hiện tượng so sánh, cố tình hoặc vô thức không nhận diện được giá trị ERP mang lại trong quản lý. Đặc biệt hơn, nhóm 4 làm để đối phó và coi nó như một chứng chỉ để có thể mang đi hợp tác.

Nhóm 2:  Thông thường nhóm này sẽ nhiều hơn, vấn đề ở khắp mọi nơi từ cách thức quản lý, sức ỳ của hệ thống nhân sự cũng như sự chồng lấn giữa các phòng ban.

Nhóm 3: Đây là nhóm doanh nghiệp có tiềm lực lớn ngay khi khởi điểm ban đầu. Họ có chiến lược cụ thể và dài hạn, họ hiểu biết rằng công nghệ là một công cụ đắc lực hỗ trợ việc vận hành doanh nghiệp của họ một cách trơn chu hơn. Đồng thời, họ là những con người đã am hiểu về giá trị của hệ thống ERP hay hoặc có sự tư vấn tích cực từ các chuyên gia công nghệ.

Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê các dấu hiệu giúp bạn tự đánh giá được rằng: “Bạn hãy nên nhen nhóm một ý tưởng triển khai giải pháp ERP từ bây giờ”.

  1. Dữ liệu không đồng nhất và liên tục

Hãy thử hình dung rằng, ngay một bộ danh mục như danh mục vật tư/ hàng hóa hay nguyên liệu mỗi bộ phận gọi một tên khác nhau, cách thức quản lý mỗi bộ phận một cách khác nhau, phải thực hiện đối chiếu nhiều lần giữa các phòng ban. Hay hoặc khi bạn là người bán hàng, để biết được thông tin tồn kho, xí hàng giữa các nhân viên bán hàng… Để cụ thể hơn, chúng ta hãy trả lời một vài câu hỏi sau:

Bạn hãy thành thật tự kiểm tra và trả lời câu hỏi trên là những câu hỏi gợi ý trên. Nếu 70% số câu trả lời là Không. Tức là dữ liệu của bạn đang tổ chức nằm trên nhiều hệ thống khác nhau, không kịp thời và không kế thừa được dữ liệu của nhau. Và đây là một dấu hiệu ban nên nghĩ đến sử dụng ERP rồi.

Hậu quả của việc này vô cùng to lớn: Lãnh đạo không đủ thông tin để ra quyết định mà thay vào đó là làm bằng kinh nghiệm. Giá trị tồn kho luôn ở mức cao,…

    2. Nhiều phần mềm quản lý khác nhau nhưng không tích hợp và kế thừa dữ liệu

Nếu nhiều phần mềm nhưng chúng được liên kết với nhau một cách chặt chẽ, và kế thừa được dữ liệu của nhau thì chúng ta sẽ không bàn đến, vì như vậy hệ thống quản lý của bạn đã là lõi và bạn đang có các hệ thống vệ tinh xung quanh, các hệ thống đó nhằm giải quyết các đặc thù của doanh nghiệp bạn. Ta hãy làm một ví dụ:

Ví dụ 1: Bạn có hệ thống quản lý nhân sự, nhưng đến cuối kỳ, khi bạn thực hiện tính lương và chi trả lương, Các nghiệp vụ ấy được tích hợp vơi hệ thống tài chính kế toán tạo bút toán tự động. Như vậy, rất tuyệt vời.

Ví dụ 2: Giả sử rằng, bạn đang có một hệ thống để quản lý sản xuất. Các dữ liệu về lệnh sản xuất, Định mức nguyên vật liệu bạn đã có, quy trình sản xuất được thiết lập. Khi bạn nhập thành phẩm, xuất nguyên liệu cho sản xuất, xử lý phế, hàng hỏng… từ hệ thống quản lý sản xuất. Dữ liệu về giá thành đã được chuyển về hệ thống tài chính của bạn để cập nhật liên tục giá thành. Như vậy thật tuyệt vời.

Ví dụ 3: Bạn có hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) toàn bộ các báo giá, khách hàng, đơn hàng bán, doanh số theo nhân viên kinh doanh… được kế thừa thông tin để tạo ra các bút toán hạch toán, phiếu xuất kho, hàng trả lại… về hệ thống quản lý doanh nghiệp của bạn. Trường hợp vậy, bạn không còn quan ngại nữa.

Tuy nhiên. Trường hợp dữ liệu của bạn bị rời rạc khi nào ? Và trường hợp nào bạn cần nghĩ đến bạn sẽ cần hệ thống ERP hoặc hệ thống quản lý tối ưu hơn ? Chúng ta cùng trả lời một số câu hỏi sau:

Rảo quanh một vài vòng của doanh nghiệp, bạn sẽ thấy doanh nghiệp của bạn lủng chỗ này và hổng chỗ kia. Mọi thứ rời rạc nhau nên bạn tốn quá nhiều công sức để tập hợp dữ liệu làm cơ sở cho việc quản trị. Và hậu quả là khi bạn có dữ liệu để tham khảo và quyết định, thì dữ liệu đó đã nằm ở quá khứ.

    3. Kế toán vất vả

Bạn cần hiểu rằng, mọi hoạt động kinh tế phát sinh đều phải được kế toán ghi nhận đảm bảo tính Kịp thời, chính xác.  Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu báo cáo cơ quan nhà nước, mà nó còn giúp công tác quản trị doanh nghiệp tốt hơn. Tuy nhiên, một nghịch cảnh tại Việt Nam là: Bộ máy kế toán luôn luôn phải cực đông, luôn trong cảnh làm không hết việc.

Hãy làm một ví dụ để bạn đo lường hiệu quả công việc thực hiện như sau: Khi bạn đang có 200 đơn hàng bán ở bộ phận bán hàng, trên mỗi đơn hàng đó là 10 sản phẩm khác nhau, bạn thực hiện xuất kho bán hàng, xuất hóa đơn giao cho khách hàng từ số lượng thực xuất, thực hiện thu tiền hoặc ghi nhận công nợ cho các đơn hàng này. Vậy bạn sẽ cần đến bao nhiêu kế toán, bao nhiêu người làm thủ tục xuất kho để đảm bảo rằng số lượng xuất kho của bạn chính xác, số tiền lên công nợ của bạn chính xác và đồng thời sinh ra hai cặp bút toán ghi nhận doanh thu và giá vốn ? Phức tạp hơn, trong đơn hàng có những mặt hàng thiếu hoặc đủ. Bạn sẽ làm gì để biết được mặt hàng đó đủ hay thiếu ?

Rõ ràng, bạn sẽ cực khổ nếu như bạn không trả lời được những câu hỏi sau:


Nếu thực sự rằng, bạn đã có 7/10 câu trả lời là không. Và tôi khẳng định rằng, hầu hết các doanh nghiệp là 10 câu sẽ trả lời không. Vì bạn đang sử dụng các phần mềm kế toán. Cần rất nhiều kỹ năng về kế toán, nhớ tài khoản hạch toán, nhập đi nhập lại các thông tin thay vì kế thừa và tự động. Vậy, nếu bạn hãy thử đo thời gian thực hiện các nghiệp vụ này, và bạn mong ước rằng thời gian sẽ rút ngắn còn bao nhiêu là bạn đã nhìn thấy giá trị nhãn tiền về mặt thời gian khi dữ liệu được liên thông và tự động.

    4. Tiền tuyến và hậu phương không liên kết

Bạn có thể nhận được một đơn hàng từ Website, từ zalo, từ rất nhiều hình thức khác nhau. Nhưng là một người kinh doanh, khách hàng cần ấn định ngày giao hàng. Bạn không biết ngày nào có hàng sẵn có để giao, hàng tồn kho của tôi hiện tại đang là bao nhiêu ?... Và rồi, chuyện xảy đến là bạn sẽ phải gọi lại để xin lùi ngày giao hàng. Một số doanh nghiệp phó mặc cho đội cung ứng tự liên hệ sau khi chốt đơn, vậy bạn sẽ xảy ra những xung đột giữa bạn, khách hàng và đội ngũ cung ứng. Bán được hàng đã khó, nhưng giữ đúng cam kết để đảm bảo uy tín doanh nghiệp và uy tín cá nhân của người bán hàng còn khó hơn nếu người kinh doanh ở tiền tuyến không thể biết được hậu phương của mình có gì. Bạn nghĩ ra đủ cách. Nhưng gốc rễ không nằm ở bạn tự xoay sở, mà mang tính hệ thống. Lương có thể chậm nhưng hàng tồn kho không thể chậm trễ dù chỉ một phút.

Nhiều khi bạn chỉ ước rằng, nếu tôi biết trước hàng sẵn có hoặc có nhiều, tôi đã bán bằng mọi giá, nếu tôi biết hàng đó còn một tuần nữa mới về thì tôi đã hứa với khách một tuần sau tôi sẽ giao…

Hệ lụy của việc không liên kết là rất lớn. Người ta có thể nói ERP làm tăng doanh số. Bạn sẽ phủ nhận ngay điều đó. Nhưng qua các câu hỏi trên bạn tự trả lời và đánh giá. Phải chăng việc cung ứng đúng cam kết cho khách hàng thì bạn sẽ giữ chân được khách lâu hơn. Thay vì những cuộc gọi phàn nàn giữa khách hàng và bạn, bạn thấy bực mình với việc cung cấp không đúng tiến độ cho khách hàng, cung cấp thông tin cho người giao hàng, xuất hóa đơn, người thu tiền…. Bạn sẽ rảnh rang hơn để đi tìm khách hàng mới cho mình. Khách hàng có cổng đặt hàng của doanh nghiệp, với những khách hàng cũ, họ có thể chủ động việc đặt hàng, còn bạn, bạn chỉ tập trung vào khách hàng mới. Vậy mọi việc nhằm giúp đội ngũ kinh doanh tập trung tìm kiếm khách hàng mới thay vì quanh quẩn trên nhóm khách hàng cũ. Vậy, doanh số của bạn có tăng không?

    5. Không có mô hình công nghệ thông tin

Phát sinh điểm bán hàng, bạn phải cài một hệ thống bán hàng. Phát sinh một nhà máy, bạn phải cài đặt một nhà máy mới trên một hệ thống có thể khác hoàn toàn với hệ thống đang dùng. Phát sinh một công ty mới, bạn phải làm mới một hệ thống cơ sở dữ liệu mới… Từ Excel cho đến phần mềm, server thành một mớ hỗn độn, các phần mềm khác nhau, phiên bản khác nhau, mọi thứ không được quy hoạch, nên bạn thấy đâu cũng rác và không có gì làm tiêu chuẩn để quy chuẩn.

Tổng kết

  • Thay vì các hệ thống rời rạc, bạn cần nghĩ đến một hệ thống có thể làm nền tảng và sẵn sàng mở rộng trong nhiều năm tới với quy mô lớn hơn.
  • Thay vì một kiến trúc hỗn độn, các ốc đảo giữa các phòng ban, bộ phận. Bạn cần nghĩ đến một chiến lược về công nghệ thông tin.
  • Thay vì chăm chăm vào chi phí, bạn hãy nghĩ đến lợi ích mang lại là gì để nhìn xa hơn và sâu hơn.
  • Thay vì bạn cố gắng đi nhặt nhạnh mỗi chỗ một tí, bạn hãy nghĩ đến một tìm đến một giải pháp mang tính chuẩn mực để từ đó bạn học nó thay vì sáng tạo.

              “Đây là lúc bạn đi tìm hệ thống ERP của nước ngoài kẻo muộn màng”

Hãy để FTI CLOUD giúp bạn có được hệ thống ERP chuẩn mực số 1 thế giới

------------------------

Nguyen Dinh Anh| Partner | Oracle NetSuite Director | FTI CLOUD

Mobile:  (+84) 979652870

Whatsapp/ Zalo/Viber: 0979652870

Skype: Hoanganh257

https://docs.google.com/uc?export=download&id=174NI2-BB4LHMwVthOxWJNZbKzguqV9YW&revid=0B0uX9XCVaQOFUzNET0FuRHFrN0Rsa1M5RUZsaDk1dms4elkwPQ

Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ bạnYêu cầu tư vấn