Những điều cần biết để đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP

Trong loạt bài trước, chúng tôi đã trình bày về thước đo để làm cơ sở đánh giá giải pháp ERP nào có thể giải quyết tối đa nhu cầu của bạn.

Tuy nhiên, để đánh giá được một giải pháp phù hợp còn phụ thuộc nhiều yếu tố khác. Tôi sẽ trình bày cách thức làm sao để bạn đưa ra được một quyết định đúng đắn nhất.

Trong rất nhiều trường hợp, khi chúng tôi thực hiện các buổi Demo cho các khách hàng. Thật tội nghiệp cho một số nhân viên ngồi nghe trình bày mà như bị tra tấn vì họ không hiểu mục đích chúng ta làm gì, đội ngũ kia đang nói cái gì. Trong khi đó, có những người lại phải nghe đi nghe lại những thứ mình đã biết. Vậy, để đánh giá chúng ta cần làm chuẩn bị những gì cho hiệu quả.

Trang bị kiến thức ERP giống nhau

Khoảng thời gian 10 năm về trước, khi các doanh nghiệp ứng dụng ERP rất hiếm, chỉ có những Tập đoàn siêu lớn mới dám nghĩ đến các hệ thống ERP. Do vậy, nhà cung cấp, các hãng có sản phẩm phải thực hiện tiếp cận từ khâu: Định nghĩa khái niệm, giá trị mang lại, viết yêu cầu hộ doanh nghiệp…. Một dự án như vậy để ra được hợp đồng mất thời gian không ít, có những hợp đồng cần đến 5 năm thậm chí hơn nữa.

Hiện nay, kiến thức về ERP đã có rất nhiều nguồn tham khảo, cũng có rất nhiều doanh nghiệp có cùng ngành nghề hoặc tương tự đã triển khai. Do vậy, bạn Hãy trang bị kiến thức cho từ cấp độ trưởng phòng, các nhân viên chủ chốt, kể cả các nhân viên nhập liệu tác nghiệp hàng ngày để họ có thể hiểu được những kiến thức căn bản nhất, để tất cả cùng có một mức độ hiểu biết giống nhau, giúp mọi người cùng có vai trò trong buổi họp thay vì một thành phần điền vào chỗ trống.

Hãy để đội ngũ viết yêu cầu tham dự những buổi Demo. Họ sẽ được nghe những thứ hệ thống làm được hơn những thứ họ yêu cầu, hoặc họ sẽ được trả lời những câu hỏi thắc mắc và các vấn đề nào đó của họ sẽ không được thỏa mãn.

Hãy phổ biến các bảng yêu cầu cho toàn bộ các phòng ban, bộ phận. Họ cần đọc hiểu các nhu cầu của các phòng ban khác. Vì những công việc của phòng ban khác cũng liên quan đến họ, nó là một thể thống nhất, dù không liên quan nhưng họ cũng là một người có thể góp ý cho bạn hoặc các phòng ban khác.

Hãy tối đa số người có thể tham dự các buổi Demo. Dù bạn mua hay không, điều đó không quan trọng, nhân viên của bạn ít ra cũng được học một số điều bổ ích. Dù bạn đồng ý với cách giải, phương pháp giải của nhà cung cấp hay không, điều đó không quan trọng. Bạn đang lắng nghe một người giải bài toán khó mà bạn đang chưa tìm được cách giải. Biết đâu trong khi nhà cung cấp đang trình bày, đội ngũ của bạn sẽ có ý tưởng hay để cải tiến.

Chuẩn bị tốt cho buổi Demo

Ngày nay có rất nhiều các hệ thống ERP của các hãng nổi tiếng và thương hiệu trên thế giới. Microsoft, SAP, Oracle, info, Odoo,…trong các hãng lại phân chia để đáp ứng các nhu cầu theo quy mô doanh nghiệp khác nhau, nền tảng khác nhau. Do vậy, bạn cần tham khảo ước tính chi phí khái toán làm cơ sở để thực hiện lựa chọn ra các nhóm sản phẩm phù hợp với ngân sách của bạn. Các công việc chuẩn bị cho buổi Demo bao gồm:

Gửi bảng yêu cầu của bạn cho nhà cung cấp và yêu cầu họ ước lượng khái toán sơ bộ theo mô hình và phạm vi của bạn, ngân sách sẽ giao động từ khoảng bao nhiêu tiền làm cơ sở cho việc bạn có thể sơ bộ ngân sách của bạn.

Bạn hãy thảo nội dung bạn muốn nhà cung cấp Demo. Như vậy bạn đang là người chủ động muốn nhà cung cấp nói điều bạn muốn nghe thay vì họ sẽ nói theo kế hoạch hoặc suy đoán của họ. Nên tập trung vào những điều bạn đang quan tâm nhất.

Bạn hãy nêu nội dung, mục đích của buổi Demo cho các thành viên dự án, những người sẽ tham dự cuộc họp nhằm đánh giá giải pháp phần mềm.

Với mỗi khi tiếp cận với một hệ thống mới. Các để bạn hiểu tổng thể nhất là bạn tập trung vào các quy trình chính yếu như: Mua hàng đến thanh toán, bán hàng đến thu tiền, quản lý tài sản, quy trình sản xuất… để bạn hiểu tổng quan về cách thức mỗi phần mềm xử lý.

Với các nhà cung cấp cùng sản phẩm. Để giảm thời gian bạn nghe trình bày lại vấn đề đã biết, bạn hãy yêu cầu họ những điều mà đơn vị khác không thể thực hiện được hoặc quy trình, chức năng mà bạn đang thấy chưa thực sự ổn của nhà cung cấp trước đã demo. Các yêu cầu khác, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp cam kết thực hiện và đó là điều bắt buộc phải thực hiện. Việc trả lời này bạn cần có diễn giải, Chụp màn hình chức năng để giải quyết vấn đề đó.

Để buổi Demo hiệu quả

Điều đầu tiên, bạn đã yêu cầu nội dung cho buổi Demo, bạn hãy tuân thủ điều đó và sắp xếp thời gian phù hợp và chỉ tập trung vào nội dung đã thống nhất. Những nội dung khác bạn mong muốn được Demo, hãy sắp xếp một buổi khác phù hợp.

Bạn nên có một nguyên tắc, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, vừa thể hiện sự tôn trọng đối với nhà cung cấp. Hãy nhất quán rằng, mọi cuộc gọi, công việc dù khẩn cấp nhưng hãy làm việc đó sau khi buổi Demo hoàn thành. Hãy tránh những tình trạng đội ngũ của bạn chăm chú vào điện thoại thay vì lắng nghe, hãy đừng để cuộc gọi điện nào phát sinh trong buổi Demo.

Bạn hãy để nhà cung cấp trình bày theo những nội dung đã được lên kế hoạch. Nếu những câu hỏi mang tính ngắn gọn, bạn có thể hỏi kèm trong quá trình Demo, nhưng nếu những vấn đề cần giải đáp mang tính phức tạp. Bạn nên để cuối buổi hoặc kết thúc một hạng mục để hỏi đáp.

Bạn là người kiểm soát và chủ buổi Demo nhằm cân đối thời gian, những câu hỏi phát sinh, những điều làm sai lệch mục đích của buổi Demo thay vì sa đà vào các nội dung không liên quan hoặc gây tranh cãi.

Hãy là những người âm thầm đánh giá, tư tưởng này nên được phổ cập với đội ngũ của bạn. Trong quá trình Demo, sẽ có những nhà cung cấp, những sản phẩm không phù hợp với doanh nghiệp của bạn ở một vài quy trình hoặc một vài chức năng. Đó không phải là lỗi của người trình bày, mà sản phẩm đang được thiết kế như vậy. Hãy kiên nhẫn lắng nghe trong tư tưởng cầu thị, sẽ có những chức năng nào đó rất hay mà bạn có thể học hỏi được điều gì đó hữu ích.

Nếu những vấn đề hoặc nội dung trong buổi Demo mà nhà cung cấp không đủ khả năng trả lời, hãy ghi chú lại thông tin đó và cho họ một buổi trình diễn lại hay hoặc giải đáp bằng văn bản có kèm hình ảnh.

Bạn đừng quên có thư ký ghi các nội dung, các câu hỏi và câu trả lời của nhà cung cấp. Điều này nên được gửi lại cho nhà cung cấp. Nó thực sự nghiêm túc đối với nhà cung cấp để khẳng định rằng, “Bạn không thể hứa xuông trong quá trình kinh doanh của bạn”. Và nếu hợp đồng được ký kết. Các nội dung này nên được đưa vào hợp đồng hoặc một phần không thể tách rời của hợp đồng.

Các bài toán mang tính chất phức tạp mà hệ thống hiện tại của nhà cung cấp không sẵn có. Bạn hãy yêu cầu họ thiết kế giải pháp trong trường hợp xác định có khả năng tùy chỉnh trong tương lai. Điều này có thể thực hiện bằng việc thiết kế sơ bộ và mô phỏng chức năng đó, giải đáp cho bạn chức năng đó hoàn toàn khả thi trong tương lai. Điều này tưởng chừng như hơi phi lý và mất thời gian. Nhưng ngược lại nó sẽ giúp bạn rất nhiều. Đánh giá khả năng thiết kế giải pháp của nhà cung cấp, là một phần không thể thiếu trong hợp đồng tương lai của bạn, là một sự thống nhất trước khi ký hợp đồng và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai cũng như đánh giá sự nghiêm túc và chăm chút về cơ hội mà họ đang có. Nếu như trước khi ký hợp đồng, họ có thể không làm đúng thời gian hoặc hời hợt, vậy bạn có quyền đặt câu hỏi liệu rằng sau khi ký hợp đồng, công việc đó có đúng thời hạn cam kết và như ý bạn mong muốn không.

Thế nào là được?

• Dù công ty cung cấp to hay nhỏ, có tên tuổi hay không, điều quan trọng miễn đáp ứng tối đa được nhu cầu của bạn là được.
• Dù đội ngũ trẻ hay già, kiến thức của họ có thể giúp doanh nghiệp bạn triển khai thành công dự án là được.
• Trình bày hay dở không quan trọng, miễn bài toán khó khăn mà cách giải hợp lý là được.
• Đa phần các phòng ban đánh giá ổn là được.
• Chi phí hợp lý và bạn có thể đủ sức duy trì nó là được.
• Khả năng ứng dụng tốt vào doanh nghiệp bạn là được.
• Mọi việc trở nên đơn giản hơn là được.
• Hệ thống có thiết kế có logic, có luật lệ, chặt chẽ là được.
• Sai mà cho sửa là được.
• ….

Những lưu ý trong quá trình đánh giá

Đây là khoảng thời gian mà bạn không mất tiền cho nhà cung cấp, nhưng sẽ mất thời gian vì có thể phải tiếp nhiều nhà cung cấp và nghe nhiều giải pháp khác nhau. Để hiệu quả, bạn cần có mục đích, nội dung muốn nghe, nếu cùng sản phẩm có nhiều nhà cung cấp khác nhau, bạn hãy tập trung vào những điều bạn chưa biết.

Nên cung cấp đầy đủ thông tin để nhà cung cấp thấy việc bạn đang làm rất nghiêm túc, và bạn cung cấp thông tin cho họ chính là để họ tìm hướng giải quyết vấn đề bằng phần mềm giúp bạn tối ưu hơn. Hãy cởi mở cho mọi nhà cung cấp.

Mỗi buổi Demo, bạn ghi thành biên bản, hai bên xác nhận với nhau. Tránh những trường hợp lúc Demo thì hay mà khi làm thì dở hoặc khi Demo lấp liếm cho qua chuyện.

Thông thường các hãng sẽ có đội ngũ Presale trình bày sản phẩm, đội ngũ Partner thực hiện triển khai. Nếu những điều thuộc phạm vi của hợp đồng, bạn hãy yêu cầu Partner cam kết thực hiện trong hợp đồng.

Cuối cùng, bạn là người tổng hợp lại thông tin chấm điểm từ các phòng ban và xem xét lại kỹ những yêu cầu không đạt và phân tích nó liệu rằng nó phù hợp hay không để từ đó bạn ra quyết định cuối cùng.

Dưới đây là biểu mẫu để tham khảo bạn ghi nhận yêu cầu/Giải pháp/Chấm điểm.

Hãy để FTI CLOUD giúp bạn có được hệ thống ERP chuẩn mực số 1 thế giới

------------------------

​Nguyen Dinh Anh| Partner | Oracle NetSuite Director | FTI CLOUD

Mobile:  (+84) 979652870

Whatsapp/ Zalo/Viber: 0979652870

Skype: Hoanganh257